Hva er et moderne FDV-system?
FDV er en forkortelse for forvaltning, drift og vedlikehold og er et begrep som blir hyppig brukt innen eiendomsforvaltning. FDV-system er derfor blitt et samlebegrep for digitale systemer som skal forenkle og/eller effektivisere en eiendomsforvalters hverdag. Typisk benyttes verktøy som organiserer dokumentasjon knyttet til byggene i forvalterens portefølje.
FDV-systemer har eksistert i ulike former og varianter i lang tid, men på tross av dette er eiendomsbransjen kjent for å være konservativ, lite moderne og et godt stykke bak resten av samfunnet når det kommer til teknologi. I denne artikkelen kommer vi derfor til å forsøke å gi svar på hva som skal til for å kalle et FDV-system moderne, sett fra en 20-årings perspektiv. Må det være en app, ha et fancy design og bruke emojis?
1. Mobil-app, web-system eller begge deler?
Et moderne FDV-system må helt utvilsomt være så tilgjengelig som mulig for brukerne. Det betyr at selv om man kun har mobilen tilgjengelig så bør man fremdeles ha tilgang til den viktigste funksjonaliteten. Dette gjelder særlig for de som er ute i feltet, driftspersonell f.eks., som ikke ønsker å ta med PCen overalt, men gjelder også for forvaltere som ønsker lett tilgang til leiekontrakter eller lignende. Om man på mobil bruker en app, eller en nettside som er optimalisert for små skjermer, har ikke så mye å si, men ofte vil en app kunne gjøre brukeropplevelsen noen hakk bedre. Det er viktig å påpeke at for de aller fleste så er PCen det beste verktøyet man kan bruke på kontoret og man kommer derfor ikke unna at systemet må være tilgjengelig på web i tillegg til app.
2. Er design egentlig viktig?
Design er alltid viktig når det kommer til programvare. Et godt design skal ikke bare se bra ut, det skal også sørge for at systemet blir mer intuitivt og lett å sette seg inn i. Et annet viktig aspekt knyttet til design handler om hvordan utleieren fremstår ovenfor både leietakere og andre aktører. Et intuitivt og moderne design gir et inntrykk av utleieren som fremoverlent og framtidsrettet.
3. Kommunikasjon, hører det hjemme i et FDV-system?
For mange aktører innen eiendom så kan kommunikasjon være en utfordring. Se for deg at en leietaker melder fra om en feil til en vaktmester som er ute på bygget. Vaktmesteren skriver det ned på en lapp for å huske det, en lapp som fort kan forsvinne. Eller hva om leietakeren heller ringer utleieren. Skal utleieren sende en mail til vaktmesteren, og hvordan skal leietakerne følge med på avviket de har meldt inn? Det å inkludere kommunikasjon i et fdv-system vil gjøre alle prosesser knyttet til forvaltning, drift og vedlikehold langt smidigere. Systemet blir mer "levende" og interaktivt, noe som vil kunne gi en enklere arbeidshverdag for mange, føre til store tidsbesparelser og ikke minst sørge for mer fornøyde leietakere.
4. Integrasjoner
I takt med at utviklingen innenfor eiendomsteknologi bare blir mer og mer spennende, dukker det opp flere og flere løsninger som kan løfte eiendomsforvaltningen mange hakk. Noen velger å gå for enkelt-løsninger som dekker mest mulig for å få en mest mulig helhetlig løsning. Ulempen med dette er at én aktør umulig kan være god på alt. Ved å gå for mer spesialiserte løsninger øker sannsynligheten drastisk for at hver enkelt løsning er best mulig, samt at den blir godt vedlikeholdt i lang tid. Det blir i tillegg enklere å bytte ut eller legge til nye løsninger ved behov. Det som er helt avgjørende for en slik moderne tilnærming til digitale systemer er at de ulike systemene snakker sammen. Dermed får man en helhetlig og sømløs løsning, uten at man trenger å låse seg til ett altomfattende system.
Nyttige integrasjoner kan være BIM-modeller, digitale nøkler, sensorikk eller lignende.
Hvordan velge FDV-system?
Hver eiendomsaktør er forskjellig og har ulike behov. Noen ønsker mest mulig dokumentasjon, andre vil ha økonomi som en del av systemet, mens kommunikasjon ser ut til å bli et stadig viktigere element for mange. Det er viktig å lese seg godt opp på systemene man vurderer, og ikke minst, det er viktig å teste de ut før man går for noe. Man trenger ikke nødvendigvis å teste hvert system fullstendig, men man kommer ikke unna en demo som viser den viktigste funksjonaliteten. Da bør dere få et godt innblikk i hvilket FDV-system dere mener er best for dere.