Över 7200 erkända uppgifter registrerade enbart i Propely
Tøyenhagen Bostadsrättsförening - balansen mellan det gamla och det moderna
Tøyenhagen Bostadsrättsförening, även känd som Gråbeingårdene, ligger på Tøyen i Oslo. Bostäderna från 1890 är solidt konstruerade med vackra tegelfasader med bra ljus och luft inåt i kvartalet. Tøyenhagen Bostadsrättsförening grundades 1986 och har per 2024 122 lägenheter och cirka 250 invånare i sju byggnader.
Simen Aanerud tog över som driftledare för drygt två år sedan, och med honom började resan mot en smart och modern bostadsrättsförening. Målet var att få kontroll över uppgifter och avvikelser, samla in data om förbrukning och arbeta proaktivt med underhåll. I sökandet efter ett nytt operativsystem var användarvänligheten i fokus för operationsteamet.
— Vi föll för Propely eftersom de har ett bättre användargränssnitt och en bättre förståelse för vardagen, säger Simen.
Driftteamet ville ha realtidsdata om byggnadernas tillstånd och har anslutit flera sensorleverantörer för att göra dessa data tillgängliga. Detta inkluderar övervakning av inomhusklimat, vattenförbrukning, temperaturer i varmvattenberedare, läckor och andra relevanta parametrar som gör det möjligt att agera snabbt vid eventuella avvikelser.
Lekfull och lätt
För driftledaren var det viktigt att systemet de skulle använda var användarorienterat och lätt att använda.
”Jag gillar att det är lätt och lekfullt. Propely är ett förståeligt system som också kan användas av dem som inte är så tekniskt kunniga. Det ska vara kul att använda programvaran också. När det gäller att slutföra avvikelser eller skapa uppgifter är det positivt att det är intuitivt roligt att göra det, kommenterar driftledaren.
”Ständigt på resande fot”
I en hektisk vardag är det viktigt för driftteamet att ha en mobil lösning som kan användas utanför fastigheterna. Med mer än två års användning av Propely-appen har det varit hög aktivitet i skapandet av uppgifter. Rutiner har upprättats som automatiskt genererar uppgifter dagligen, utöver de fasta rundorna där avvikelser upptäcks och registreras direkt i appen.
”Med Propely finns det ingen hög tröskel för att registrera nya avvikelser, och det är viktigt för användarupplevelsen. Nu får vi ett register över allt som händer och kan ge bra rapporter till styrelsen, säger Simen.
Visste du att 70% av Propelys användning sker i en mobilapp och att de mest aktiva användarna öppnar appen mellan 15-20 gånger om dagen.
Propelys mest aktiva användare
Propely har för närvarande över 180 kunder och mer än 6000 fastigheter i sin plattform. Även om Simen har ett av de minsta operativa teamen i Oslo är han Propelys mest aktiva användare. På drygt två år har han genomfört mer än 7200 uppdrag ensam.
CEO och medgrundare Kristoffer Lundquist nämner att de har en nära dialog med Tøyenhagen bolag och uppskattar den höga aktiviteten och engagemanget i plattformen.
— Simen är ambassadör för drifts- och managementchefer som vågar satsa på något nytt och modernt. För dem är användarupplevelsen viktig för att kunna använda den mobila lösningen när de är ute på jobbet, säger Lundquist.
Effektiv och strukturerad drift
Genom att använda Propelys teknik finner Tøyenhagen Bostadsrättsförening att drift är mer målinriktad och strukturerad. De har satt upp ett 60-tal fasta rutiner som aktiveras under hela året och som ytterligare genererar uppgifter med givna deadlines.
— Med Propely har vi sänkt tröskeln för vad som är en avvikelse, från sprickor i fasaden till felaktiga glödlampor. Det ger en mycket tydligare bild av min tid och dokumenterar att arbetet utförs, fortsätter Simen.
Ett konkret exempel på nyttan av Propely var när bostadsgruppen fick böter av Stadsmiljöverket för att ha haft rasfare-flaggor uppe för länge. Genom att generera en PDF i Propely med datum- och fotobevis kunde de visa när flaggorna sattes upp och togs ner igen. Detta resulterade i att de undvek en avgift på 5 000 nok.
— Det är en trygghet för mig att kunna peka på alla kontroller och åtgärder vi vidtar för att säkra liv och egendom. Och att det är enkelt och snabbt att göra det medan jag är på språng.”
Generera rapporter till styrelsen
Driftteamet använder Propely aktivt inför styrelsemötena för att ge status på byggnaderna. De genererar en PDF med en översikt över antalet avvikelser som är stängda och som fortfarande är öppna. Den här funktionen är mycket användbar och används med inställning av filter. Driftteamet genererar också listor över avvikelser som skickas per post till underleverantörer, för att ge dem en översikt över vad som behöver göras, en beskrivning av avvikelsen och information om platsen för avvikelsen. Detta sparar tid och ansträngning för båda parter, eftersom underleverantörerna får all nödvändig information samlad på ett ställe.
”Propely har gett oss en överblick som vi inte hade tidigare. Vi har eliminerat defekta checklistor på papper och nu samlas allt vi behöver för driften på en säker plats som vi litar på, avslutar driftledaren.
Med hjälp av Propely har driftteamet på Tøyenhagen Bostadsrättsförening minskat kostnaderna, ökat säkerheten och förbättrat översikten över alla underhållsuppgifter. De har uppnått en mer strukturerad och målinriktad drift, samtidigt som de lyckats dokumentera det arbete som direkt ges till styrelsen.
