Proaktiv fastighetsförvaltning på Andresen Eiendomsdrift
Andresen Eiendomsdrift AS förvaltar både bostads- och kommersiella fastigheter med fokus på operativ förvaltning. De erbjuder allt från teknisk drift och fastighetsförvaltning till uthyrning och ekonomisk-kommersiell förvaltning. De förvaltar åtta fastigheter i området kring Ski i Norge, med över 40 löpande hyresavtal, och täcker chefens funktion i gränssnittet mellan användare och ägare av byggnader.
Användningen av checklistor och rutiner säkerställer kontroll över dokumentationen
För att möta ökande krav på dokumentation från offentliga och andra myndigheter är ett tydligt drift och underhållssystem ett bra hjälpmedel för att få full kontroll över nödvändiga dokument. För fastighetsförvaltaren Thomas Haug är struktur och ordning avgörande för att säkerställa optimal drift och för att vara väl förberedd inför inspektioner. Användningen av checklistor och rutiner i Propely har varit avgörande för att säkerställa att de har all nödvändig dokumentation tillgänglig.
Krav på dokumentation blir allt viktigare. Propelys drift och underhållssystem är ett perfekt verktyg i vardagen för oss, säger Thomas Haug.
Tidigare hanterades problem och underhållsbehov först när de uppstod, vilket ledde till förseningar, högre kostnader och ineffektiv drift. Genom att införa systematisk övervakning av uppgifter och underhåll kan Thomas Haug förebygga problem innan de uppstår.
Genom att använda Propely har Andresen Eiendomsdrift uppnått ett mer proaktivt förhållningssätt till förvaltningen av sina fastigheter, vilket har förbättrat kontrollen och gett förtroende för att allt är korrekt dokumenterat och enkelt kan tas ut i rapporter.
Effektivitet och noggrannhet i fastighetsverksamheten
Genomförandet av checklistor och rutiner har inte bara ökat effektiviteten, utan också noggrannheten i Andresen Eiendomsdrifts arbetsdag. Med möjligheten att logga interna kontroller direkt i Propely blir uppföljningen av avvikelser enklare och mer exakt. Detta frigör värdefull tid och resurser som kan användas för att förbättra kärnverksamheten.
” Effektiviteten i vår arbetsdag har verkligen ökat efter implementeringen av Propely. Interna kontroller som utförs var 14: e dag loggas direkt in i lösningen, och eventuella avvikelser skickas direkt med foton och kommentarer. Detta kan sedan följas upp på ett lugnt och bra sätt när vi återvänder till kontoret, förklarar Thomas Haug.
Andresen Eiendomsdrift berättar att de själva har satt upp bra checklistor som dras ner när de utför de olika kontrollerna.
Arbetsflöde och kostnadseffektivitet
Genom att sammanföra alla rutiner, dokumentation och kommunikation på en plattform har Andresen Eiendomsdrift skapat en mer strömlinjeformad verksamhet. Genom att eliminera tidskrävande manuella uppgifter och ersätta dem med automatiserade lösningar har de frigjort resurser som kan omfördelas till andra områden.
”Arbetsflödet är helt annorlunda efter implementeringen av Propely. Allt samlas på en plattform, och det har verkligen gjort skillnad, säger Haug.
En annan fördel med det förbättrade arbetsflödet är ökad noggrannhet. Genom att logga interna kontroller och följa upp avvikelser direkt i Propely kan Thomas Haug säkerställa att alla uppgifter utförs korrekt och i tid. Detta ger ytterligare sinnesro för både förvaltare och hyresgäster, som kan lita på att byggnaderna är i gott skick och att eventuella problem hanteras snabbt och effektivt.
Det minskade behovet av manuella processer har också lett till kostnadsbesparingar. Mindre tid på administrativa uppgifter innebär att företaget kan minska driftskostnaderna samtidigt som produktiviteten ökar.
Brandkåren var imponerad - all dokumentation klar på en minut
I maj hade Andresen Eiendomsdrift brandövervakning av Brandkår. Thomas Haug berättar hur de på en minut drog fram rapporter och dokumentation i Propely, vilket gjorde brandbesiktning till en smärtfri upplevelse.
Under brandinspektionen begärde brandkåren all dokumentation inom brandskyddsområdet: checklistor, kontrollförfaranden, avtal, årliga inspektioner, avtal med hyresgäster om brandskydd samt kopior av de senaste årliga inspektionerna för släckningsutrustning, brandkontroll och mer.
”Jag gjorde ett häfte med all dokumentation jag hade samlat i drift och underhållssystemet, skrev ut det på mindre än en minut och överlämnade det till brandkåren under kontroll. De var imponerade av kontrollen vi hade och att den dokumenterades så detaljerat, avslutar Thomas.
För fastighetsförvaltarna i Andresen Eiendomsdrift har Propely blivit ett viktigt verktyg i deras vardag. Genom att samla alla rutiner, checklistor, dokumentation och kommunikation på en plattform har de förbättrat både effektivitet och kontroll, samtidigt som de säkerställer enkel åtkomst till all nödvändig information. Detta har lett till en mer strömlinjeformad drift och minskade driftskostnader.