Propely AI effektiviserar informationshämtning från dokument

Produktutveckling baserad på feedback från våra kunder

Att testa ny teknik och innovation är en viktig del av Propelys kultur och vi strävar ständigt efter att utmana branschen och oss själva genom att leverera förbättrad effektivitet och användbarhet i våra lösningar. Vi baserar vår produktutveckling på feedback från våra kunder. Genom nära dialog vill vi förstå deras behov och utmaningar så att vi kan leverera lösningar som hjälper dem att lyckas.

Efter samtal i kundmöten och marknadsundersökningar visade det sig att traditionella metoder för hantering av serviceavtal och rapporter var både tidskrävande och sårbara för fel. Detta låg till grund för vårt arbete med att modernisera och effektivisera processerna inom dokumentbearbetning.

‍

” Efter samtal med flera av våra kunder framkom det att hanteringen av serviceavtal och rapporter var en manuell, tidskrävande och repetitiv process. Det var då vi insåg att ett sådant jobb hade varit perfekt att strukturera för en maskin”, säger medgrundare och CGO Steinar Seim.

Sedan starten av 2024 har vi haft ett dedikerat AI-team bestående av duktiga utvecklare från NTNU som har undersökt hur generativ AI kan användas för att effektivisera några av de processer som vi vet att våra kunder lägger onödigt mycket tid på idag. De såg möjligheten att analysera och verifiera innehåll i serviceavtal och rapporter för att generera mer exakta sammanfattningar och identifiera avvikelser. Detta blev grunden för Propely AI.

Hur fungerar Propely AI?

Propely AI är ett verktyg för att effektivisera informationshämtning från serviceavtal och rapporter. Tekniken kan bearbeta dokument från olika leverantörer och plotta nyckelinformation härifrån i drift och underhållssystemet. Genom att automatisera stora delar av den traditionella processen som är associerad med dessa dokumenttyper kan verktyget avsevärt minska den tid som chefer spenderar på sådana uppgifter.

Dokumentet skickas som ett vanligt e-postmeddelande till en separat AI-inkorg, via en specifik e-postadress. På så sätt laddas dokumentet upp direkt till Propely och görs klart för bearbetning. Då används AI för att läsa och extrahera viktig information från dokumentet. Detta inkluderar bland annat en kort sammanfattning av innehållet i dokumentet, vilken egendom det handlar om och vilka avvikelser som registrerades av leverantören.

Denna information används sedan för att generera förslag på data som kan matas in i Propely. Dessa förslag kan antingen accepteras eller åsidosättas av användaren. På detta sätt effektiviseras processen kraftigt, medan administratören har en ytterligare säkerhetslänk för att säkerställa att rätt information överförs från dokumentet till Propely.

När användaren har gått igenom de olika förslagen i AI-modellen kan behandlingen av dokumentet slutföras. Informationen kommer sedan att integreras i Propely och utlösa omedelbara reaktioner från resten av systemet. Till exempel skapas eventuella avvikelser från servicerapporter automatiskt i uppgiftslistan, med all relevant information bifogad.

Varför använda Propely AI?

Genom att använda vår nya AI-teknik sparar våra användare mycket tid genom att kraftigt minska tiden de spenderar på att bläddra i olika servicerapporter på jakt efter viktig information. En annan fördel med tekniken är att den är relativt lätt att hantera för leverantörer, eftersom det enda de behöver göra är att skicka servicerapporterna till rätt e-postadress. Produkten har testats av flera kunder i betaversion de senaste månaderna och feedbacken har varit mycket bra.

Stor potential

Drivkraften bakom utvecklingen av Propely AI är feedback och behov från våra kunder, och vi kommer att fortsätta att göra det i den fortsatta utvecklingen av verktyget. AI-teamet har redan börjat utforska nästa steg och vi har bland annat tittat på vilka dokumenttyper som kan stödjas av samma teknik och om vi kan identifiera avvikelser som skickas i textformat via e-post.

Dessutom har vi tittat på möjligheten att effektivisera insamlingen av information för miljö- och hållbarhetscertifieringar för fastighetsbolag och fastigheter. Genom att läsa igenom stora volymer dokument i plattformen kan AI extrahera nödvändig data, skapa sammanfattningar, ge underhållsrekommendationer om rutiner och uppskatta växtlivet. All denna information kan vidare användas i investeringsplaner på fastigheter.

‍

” Propely AI har potential att förändra hur en fastighetsförvaltare arbetar. Det representerar en digital transformation som effektiviserar våra kunders arbetsprocesser.” - Medgrundare och VD Kristoffer Lundquist.

‍

Se videon om hur Propely AI fungerar

Intressant för ditt företag?

Vi är stolta över vårt nya AI-verktyg och letar ständigt efter nya områden där tillämpningen av artificiell intelligens kan effektivisera driften och förvaltningen av fastigheter. Är du intresserad av att lära dig mer om hur denna teknik kan hjälpa ditt företag?
Boka en demo

‍

Vill du lära dig mer om utvecklingen av AI i förvaltningsbranschen - ta en titt på den här artikeln:

Vad är vikten av utvecklingen av AI för fastighetsförvaltare