Vad är ett fastighetssystem och varför behöver du det?

Effektiv förvaltning, drift och underhåll är avgörande för att byggnader och tekniska system ska fungera optimalt, vara kostnadseffektiva och uppfylla säkerhetskrav – både för ägare och användare. Ett fastighetssystem är det digitala verktyg som håller allt detta i gång. Oavsett om du förvaltar en enskild byggnad eller en hel portfölj ger ett tillförlitligt fastighetssystem kontroll, transparens och trygghet.

Vad är ett fastighetssystem?

Ett fastighetssystem omfattar alla aktiviteter som krävs för att en byggnad ska fungera som den ska genom hela sin livscykel – från färdigställande till rivning. Det inkluderar administrativ och ekonomisk förvaltning som hyresavtal, försäkringar och rapportering, samt den dagliga driften av tekniska system och förebyggande underhåll för att bevara fastighetens värde.

Ett fastighetssystem är en digital plattform som samlar och organiserar all dokumentation och alla processer relaterade till fastighetsförvaltning. Det minskar risker, ökar effektiviteten och ger full översikt över pågående verksamhet. Med ett modernt fastighetssystem kan du följa upp underhålls- och serviceuppgifter, hantera hyreskontrakt och tekniska system, schemalägga inspektioner, hålla brandsäkerhetsdokumentation uppdaterad och enkelt hantera avvikelser och rapporter.

Varför behöver du ett fastighetssystem?

Ett fastighetssystem är avgörande för fastighetsbolag, förvaltare, driftspersonal, bostadsrättsföreningar, kommuner och offentliga byggnader. Utan ett strukturerat system kan fastighetsdriften snabbt bli rörig, tidskrävande och kostsam. Ofullständig dokumentation för drift eller brandsäkerhet ökar risken för fel, säkerhetsproblem, kostsamma avvikelser och möjliga rättsliga konsekvenser. Det kan också minska fastighetens värde och försvåra inspektioner eller värderingar. Ett digitalt fastighetssystem hjälper till att säkerställa efterlevnad och bevara fastighetens långsiktiga värde.

Ett modernt fastighetssystem gör det enklare att förlänga livslängden på byggnader och tekniska installationer, minska risker och effektivisera den dagliga driften. All nödvändig dokumentation samlas centralt och är lättåtkomlig, vilket sparar tid på manuella och administrativa uppgifter. Det möjliggör också bättre samarbete och kommunikation mellan alla involverade aktörer.

Vad bör ett modernt fastighetssystem innehålla?

Ett omfattande fastighetssystem bör erbjuda följande funktioner:

• Fastighetsdokumentation: Samlar och strukturerar all relevant dokumentation för fastigheten
• Underhålls- och investeringsplanering: Långsiktig planering, budgetering och rapportering
• Rutiner och checklistor: Skapa uppgifter och arbetsflöden
• Avvikelsehantering: Registrera och följa upp ärenden
• Brandloggbok: Komplett brandsäkerhetsdokumentation och tillsyn
• Serviceavtal och rapporter: Hantera avtal, svarstider och historik
• Insikter och analys: Realtidsrapporter och dashboards för bättre beslutsunderlag
• Samarbetsverktyg: Tilldela uppgifter, roller och behörigheter till leverantörer och samarbetspartners

Med ett säkert, molnbaserat system blir dokumentationen spårbar och lättillgänglig. Det förbättrar samarbetet med hyresgäster, leverantörer och driftspersonal samtidigt som det minimerar risken för fel. Korrekt dokumentation i fastighetssystemet bidrar till längre livslängd, lägre driftkostnader och färre oönskade incidenter. Du får också bättre beredskap vid tillsyn, minskat klimatavtryck och en tryggare, mer hållbar fastighet – allt medan du följer gällande regelverk.

Välj de bästa systemen för varje uppgift

När du väljer fastighetssystem bör du tänka på hur det integreras med andra verktyg i din organisation. De bästa resultaten får du genom att använda specialiserade system för varje funktion – som fastighetsförvaltning, ekonomistyrning och hållbarhetsrapportering – i kombination med sömlös dataöverföring via öppna API:er och smarta integrationer.

Propely – ett smartare fastighetssystem för modern fastighetsförvaltning

Propely är ett modernt och användarvänligt fastighetssystem som ger dig full kontroll över förvaltning, drift och underhåll – oavsett om du ansvarar för en fastighet eller hundratals. Plattformen är utvecklad för att förenkla vardagen i fastighetsbranschen och effektivisera allt från manuella rutiner till avvikelsehantering och dokumentation.

Propely samlar all fastighetsdata på ett ställe och använder artificiell intelligens för att automatisera många tidskrävande processer – som hantering av servicerapporter och avvikelser. Det sparar tid, minskar kostnader och ger bättre översikt. Systemet är enkelt att implementera och kräver minimal utbildning. Oavsett om du är fastighetsförvaltare, tekniker, styrelseledamot eller driftansvarig är Propely intuitivt och anpassat efter dina behov. I vårt hjälpcenter hittar du allt du behöver för att snabbt komma i gång.

Med öppna API:er och sömlösa integrationer passar Propely in i ditt befintliga systemlandskap – utan onödiga övergångar eller dubbelarbete.

Nyckelfunktioner i Propely:

• AI-driven inkorg som tolkar och fördelar servicerapporter automatiskt
• Brandloggbok för enkel dokumentation och tillsyn
• Dashboards och rapporter i realtid med viktiga nyckeltal
• Mobilvänlig plattform – tillgänglig både på kontoret och i fält
• Automatiserad uppföljning av avvikelser och serviceuppdrag
• Full kontroll över rutiner, dokumentation och rapportering
• Sömlöst samarbete med hyresgäster, leverantörer och andra aktörer
• Förenklad efterlevnad av lagkrav och fastighetsstandarder

Ta kontroll över din fastighetsdrift med Propely

‍Ett fastighetssystem är inte bara smart – det är helt nödvändigt för att möta dagens krav på effektiv, säker och lönsam fastighetsförvaltning. Med Propely får du full kontroll och färre bekymmer.

Boka en demo för att lära dig mer.

‍