Glitner Eiendoms tips för en snabb och effektiv onboarding-process

När Glitner Eiendom började använda Propely mötte de startprocessen med stor nyfikenhet. Driftschef Jonas Hellerud berättar att de snabbt började utforska och driva runt systemet. Denna proaktiva attityd hjälpte dem att snabbt bli bekväma med Propely och därmed kunna utnyttja plattformens potential fullt ut från dag ett.

Tips för en effektiv start

Vi frågade verksamhetschefen om hans bästa tips för att komma igång snabbt och effektivt med Propely:

• Var nyfiken:Hör med ditt nätverk om hur de använder Propely. När du har fått tillgång till systemet rekommenderar jag att du trycker dig runt direkt.

• Var beredd under träningen:Acceptera all utbildning som erbjuds och lär känna systemet väl så att du känner till bästa praxis. Detta hjälper dig att ange dokumentation korrekt från den första dagen.

”Du måste betala för det här! Var framåtriktad så att allt är kopplat till rätt platser, säger Jonas.

• Detaljorientering:Sök hjälp om du är osäker. Granska handledningsvideor och artiklar och få din struktur konfigurerad direkt från början. Detta sparar tid och onödiga komplikationer.

”Propely är ett mycket intuitivt system, men också tillräckligt avancerat för att göra saker onödigt besvärliga. Sök hjälp med alla detaljer, så att tillräckligt med energi läggs på att få rätt struktur i dokumentationen direkt ”.

Hur Glitner Eiendom använder Propely

Glitner Eiendom, en del av United Bakeries-koncernen, ansvarar för koncernens fastighetsrelaterade verksamhet och investeringar. I portföljen på 21 byggnader och totalt 55 000 m2 har de stora produktionsfastigheter, lager/logistikanläggningar samt flerbostadshus och kommersiella sektioner i flera städer.

Glitner Eiendom använder aktivt de flesta av modulerna i Propely, med huvudfokus på drift och underhåll för att samla in och organisera sin dokumentation på ett enkelt och tydligt sätt. Dokumentation delas med leverantörer för att säkerställa att alla parter har tillgång till aktuell och relevant information. Detta förbättrar både samarbetet och kommunikationen mellan parterna.

När det gäller avvikelsebehandling kan Glitner Eiendom rapportera och följa upp avvikelser som hjälper till att säkerställa att lämpliga åtgärder vidtas. Hela processen dokumenteras i plattformen och kan delas med relevanta partners, till exempel till brandkåren vid tillsyn eller till styrelsemöten. Verksamhetschefen berättar att de också driver ett bageri i Oslo och använder Propely-appen när de åker på sina naturvårdsresor.

— Oslobakeriet är en av våra hyresgäster, men också en del av koncernen. Vi såg snabbt att det var möjligt att göra Propely tillgängligt för våra hyresgäster om de så önskade, säger han.

De har också antagit AI-inkorgen, vilket förenklar och automatiserar hanteringen av servicerapporter och möten. Genom att skicka dokumentationen direkt till Propely hittar tekniken rätt leverantör, exekutor, datum och listar avvikelser/åtgärder, med mer, som identifieras i rapporten. Denna lösning har hjälpt Glitner Eiendom att digitalisera och automatiskt kategorisera stora mängder dokumentation snabbt och effektivt, vilket sparar tid och minskar risken för mänskliga fel.

Kontinuerlig förbättring av eget bruk

Med sin proaktiva inställning till ny teknik arbetar Glitner Eiendom ständigt med att förbättra sin egen användning av plattformen.

— Vi vill få fler av våra leverantörer att använda Propely direkt för avvikelsehantering, säger Jonas.

De registrerar också alla tekniska installationer med rätt information så att de kan skapa automatiserade uppgifter relaterade till serviceavtal. Dessutom har Glitner Eiendom beställt Unlocks gateway-telefoner till flera flerbostadshus, där användaråtkomst kan tilldelas direkt från Propely.

Vi frågade Jonas vad som borde göras i Propely för att förbättra deras arbetsflöde. Lusten var att fortsätta och utveckla AI-inkorgen för att bli ännu bättre.

”Vi hoppas att AI-inkorgen fortsätter att utvecklas så att den blir ännu mer exakt och gör fler val för oss. Det kommer att förenkla arbetet från inlämning av dokumentation till att det lagras på rätt plats med rätt länkar. Detta kommer att spara tid och i ännu större utsträckning minska manuella uppgifter, säger han.

Driftschefen nämner att Propely har blivit en integrerad del av deras dagliga verksamhet och har förenklat många processer. Genom att effektivisera insamlingen av dokumentation, strukturerad avvikelsebehandling och smidig informationsdelning har Glitner Eiendom fått de verktyg som behövs för att förbättra både produktivitet och kvalitet i sin verksamhet. Deras positiva erfarenhet av onboarding och kontinuerliga förbättringar visar att korrekt användning av Propely kan ge betydande fördelar för fastighetsförvaltningen.