Registrert over 7200 kvitterte oppgaver alene i Propely
Tøyenhagen Borettslag - balansen mellom det gamle og moderne
Tøyenhagen Borettslag, også kjent som Gråbeingårdene, ligger på Tøyen i Oslo. Bygårdene fra 1890 er solid konstruert med flotte mursteinsfasader med godt lys og luft innover i kvartalet. Tøyenhagen Borettslag ble etablert i 1986 og har per 2024 122 leiligheter og cirka 250 beboere fordelt på syv bygg.
Simen Aanerud overtok som driftsleder for litt over to år siden, og med ham begynte en reise mot et smart og moderne borettslag. Målet var å få kontroll over oppgaver og avvik, samle data om forbruk og jobbe proaktivt med vedlikehold. I jakten på et nytt driftssystem var det brukervennlighet som stod i fokus for driftsteamet.
"Vi falt for Propely fordi de har et bedre brukergrensesnitt og en bedre forståelse for hverdagsbruk," sier Simen.
Driftsteamet ønsket sanntidsdata om bygningenes tilstand og har koblet på flere sensorikkleverandører for å tilgjengeliggjøre den dataen. Dette inkluderer overvåking av inneklima, vannforbruk, temperaturer i varmtvannsberedere, lekkasjer og andre relevante parametere som gjør det mulig å handle raskt ved eventuelle avvik.
Lekent og lett
For driftslederen var det viktig at systemet de skulle bruke var brukerorientert og enkelt å bruke.
“Jeg liker at det lett og lekent. Propely er et forståelig system som også kan brukes av de som ikke er så techkyndige. Det skal være litt gøy å bruke softwaren også. Når det kommer til å fullføre avvik eller opprette oppgaver, er det positivt at det er intuitivt gøy å gjøre det”, kommenterer driftslederen.
"Konstant på farta”
I en travel hverdag er det viktig for driftsteamet å ha en mobilløsning som kan brukes ute på eiendommene. Med mer enn to års bruk av Propely-appen har det vært høy aktivitet i opprettelsen av oppgaver. Det er etablert rutiner som automatisk genererer oppgaver daglig, i tillegg til de faste rundene hvor det oppdages og registreres avvik direkte i appen.
"Med Propely er det ingen høy terskel for å registrere nye avvik, og det er viktig for brukeropplevelsen. Nå får vi registrert alt som skjer og kan gi gode rapporter til styret," sier Simen.
Visste du at 70% av bruken til Propely er på mobilapp og at de mest aktive brukerne åpner appen mellom 15-20 ganger daglig.
Propelys suverene bruker
Propely har i dag over 180 kunder og mer enn 6000 eiendommer i plattformen. Selv om Simen har et av de minste driftsteamene i Oslo, er han Propelys mest aktive bruker. På litt over to år har han kvittert ut over 7200 oppgaver alene.
CEO og medgründer Kristoffer Lundquist nevner at de har tett dialog med Tøyenhagen borettslag og setter pris på den høye aktiviteten og engasjementet i plattformen.
"Simen er en ambassadør for drifts- og forvaltningsansvarlige som tør å satse på noe nytt og moderne. For dem er brukeropplevelsen viktig for å kunne bruke mobilløsningen når de er ute på jobb”, forteller Lundquist.
Effektivt og strukturert drift
Ved å bruke Propelys teknologi opplever Tøyenhagen Borettslag at driften er mer målrettet og strukturert. De har satt opp rundt 60 faste rutiner som aktiveres gjennom året og som videre genererer oppgaver med gitte frister.
"Med Propely har vi senket terskelen for hva som er et avvik, fra sprekker i fasaden til defekte lyspærer. Dette gir et mye klarere bilde av min tidsbruk og dokumentasjon på at arbeidet utføres," fortsetter Simen.
Et konkret eksempel på nytteverdien av Propely var da borettslaget fikk en bot fra Bymiljøetaten for å ha rasfare-flagg oppe for lenge. Ved å generere en PDF i Propely med dato- og bildebevis, kunne de vise til når flaggene ble satt opp og tatt ned igjen. Dette resulterte i at de unngikk et gebyr på 5000 kr.
“Det er en betryggelse for meg å kunne vise til alle sjekkene og tiltakene vi gjør for å sikre liv og eiendom. Og at det ikke minst er enkelt og kjapt å gjøre det mens jeg er på farten”.
Genererer rapporter til styret
Driftsteamet bruker Propely aktivt før styremøtene for å kunne gi en status på byggene. De generere en PDF med oversikt over antall avvik som er lukket og som fortsatt er åpne. Denne funksjonen er svært nyttig og benyttes ved hjelp av oppsett av filtre. Driftsteamet genererer også lister over avvik som sendes på mail til underleverandører, for å gi de en oversikt over hva som må gjøres, en beskrivelse av avviket, samt informasjon om hvor avviket befinner seg. Dette sparer tid og krefter for begge parter, ettersom underleverandørene får all nødvendig informasjon samlet på ett sted.
"Propely har gitt oss en oversikt vi ikke hadde før. Vi har eliminert mangelfulle sjekklister på papir, og nå er alt vi trenger for driften samlet ett trygt sted vi stoler på," avslutter driftslederen.
Driftsteamet i Tøyenhagen Borettslag er har ved hjelp av Propely redusert kostnader, økt sikkerheten og forbedret oversikten over alle vedlikeholdsoppgaver. De har oppnådd en mer strukturert og målrettet drift, samtidig som de har klart å dokumentere arbeidet som direkte gis til styret.
