Proaktiv eiendomsforvaltning hos Andresen Eiendomsdrift

Andresen Eiendomsdrift AS administrerer både bolig- og næringseiendom med fokus på operativ forvaltning. De tilbyr alt fra teknisk drift og fasilitetsstyring til utleie og økonomisk-kommersiell forvaltning. De administrerer åtte eiendommer i området rundt Ski, med over 40 løpende leieforhold, og dekker forvalterens funksjon i grensesnittet mellom brukere og eiere av bygg.

‍

Bruken av sjekklister og rutiner sikrer kontroll over dokumentasjonen

For å møte økende krav til dokumentasjon fra offentlige og andre myndigheter, er et oversiktlig FDV-system et godt hjelpemiddel for å få full kontroll over nødvendige dokumenter. For eiendomsforvalter Thomas Haug er struktur og orden essensielt for å sikre optimal drift og å være godt forberedt før inspeksjoner. Bruken av sjekklister og rutiner i Propely har vært avgjørende for å sikre at de har all nødvendig dokumentasjon tilgjengelig.

‍

"Krav til dokumentasjon blir mer og mer viktig. FDV-systemet til Propely er et perfekt verktøy i hverdagen for oss," sier Thomas Haug.

Tidligere ble problemer og vedlikeholdsbehov håndtert først når de oppstod, noe som førte til forsinkelser, høyere kostnader og ineffektiv drift. Ved å innføre systematisk overvåking av oppgaver og vedlikehold, kan Thomas Haug forebygge problemer før de oppstår.  

Gjennom bruken av Propely har Andresen Eiendomsdrift oppnådd en mer proaktiv tilnærming til forvaltning av sine eiendommer, som har forbedret kontrollen og gitt en trygghet i at alt er korrekt dokumentert og enkelt kan tas ut i rapporter.

Effektivitet og nøyaktighet i eiendomsdriften

Implementeringen av sjekklister og rutiner har ikke bare økt effektiviteten, men også nøyaktigheten i Andresen Eiendomsdrifts arbeidshverdag. Med muligheten til å logge interne kontroller direkte i Propely, blir oppfølgingen av avvik enklere og mer presis. Dette frigjør verdifull tid og ressurser som kan brukes til å forbedre kjernevirksomheten.

"Effektiviteten i vår arbeidsdag har virkelig økt etter implementeringen av Propely. Internkontroller som utføres hver 14. dag blir logget rett inn i løsningen, og eventuelle avvik blir sendt inn direkte med bilder og kommentarer. Dette kan deretter følges opp på en rolig og god måte når vi kommer tilbake på kontoret," forklarer Thomas Haug.

Andresen Eiendomsdrift forteller at de selv har satt opp gode sjekklister som hukes av etter hvert som de gjennomfører de ulike kontrollene.  

Arbeidsflyt og kostnadseffektivitet

Ved å samle alt av rutiner, dokumentasjon og kommunikasjon på én plattform har Andresen Eiendomsdrift skapt en mer strømlinjeformet drift. Ved å eliminere tidkrevende manuelle oppgaver og erstatte dem med automatiserte løsninger, har de frigjort ressurser som kan omfordeles til andre områder.

"Arbeidsflyten er en helt annen etter implementeringen av Propely. Alt er samlet på én plattform, og det har virkelig gjort en forskjell," forteller Haug.

En annen fordel med den forbedrede arbeidsflyten er økt nøyaktighet. Ved å logge interne kontroller og følge opp avvik direkte i Propely, kan Thomas Haug sikre at alle oppgaver utføres korrekt og til rett tid. Dette gir en ekstra trygghet for både forvalterne og leietakerne, som kan stole på at bygningene er i god stand og at eventuelle problemer blir håndtert raskt og effektivt.

Det reduserte behovet for manuelle prosesser har også ført til kostnadsbesparelser. Mindre tid brukt på administrative oppgaver betyr at selskapet kan redusere driftskostnadene, samtidig som de øker produktiviteten.  

Brannvesenet ble imponert – all dokumentasjon klart på ett minutt

I mai hadde Andresen Eiendomsdrift branntilsyn av Follo brannvesen. Thomas Haug forteller hvordan de på ett minutt trakk ut rapporter og dokumentasjon i Propely, noe som gjorde branntilsynet til en smertefri opplevelse.

Under branntilsynet ba brannvesenet om all dokumentasjon innenfor brannvern: sjekklister, kontrollrutiner, avtaler, årskontroller, avtale med leietakere vedrørende brannvern, samt kopier av de siste årskontroller for slukkerutstyr, brannsentral og mer.

“Jeg lagde meg et hefte ved å benytte all dokumentasjonen jeg hadde samlet i FDV-systemet, printet det ut på under ett minutt og overleverte til brannvesenet under kontrollen. De var imponert over kontrollen vi hadde og at det var så detaljert dokumentert”, sier Thomas.

For eiendomsforvalterne i Andresen Eiendomsdrift har Propely blitt et viktig verktøy i deres hverdag. Ved å samle alle rutiner, sjekklister, dokumentasjon og kommunikasjon på én plattform, har de forbedret både effektiviteten og kontrollen, samtidig som de sikrer enkel tilgang til all nødvendig informasjon. Dette har ført til en mer strømlinjeformet drift og reduserte driftskostnader.