Propely AI effektiviserer informasjonsuthenting fra dokumenter

Produktutvikling basert tilbakemeldinger fra våre kunder

Å teste ny teknologi og innovasjon er en viktig del av Propelys kultur, og vi jobber kontinuerlig for å utfordre bransjen og oss selv gjennom å levere bedre effektivitet og brukervennlighet i våre løsninger. Vi baserer produktutviklingen vår på tilbakemeldinger fra kundene våre. Gjennom tett dialog ønsker vi å forstå deres behov og utfordringer, slik at vi kan levere løsninger som hjelper dem å lykkes.  

Etter samtaler i kundemøter og markedsundersøkelser ble det tydelig at tradisjonelle metoder for håndtering av serviceavtaler og -rapporter var både tidkrevende og sårbare for feil. Dette dannet grunnlaget for vårt arbeid med å modernisere og effektivisere prosessene innen dokumentbehandling.

‍

“Etter samtaler med flere av våre kunder kom det frem at håndtering av serviceavtaler og -rapporter var en manuell, tidkrevende og repetitiv prosess. Det var da vi skjønte at en slik jobb hadde vært perfekt å strukturere for en maskin” – sier Co-Founder og CGO Steinar Seim.

Siden starten av 2024 har vi hatt et eget AI-team bestående av talentfulle utviklere fra NTNU som har undersøkt hvordan generativ AI kan brukes for å effektivisere noen av de prosessene vi vet at våre kunder bruker unødvendig mye tid på i dag. De så muligheten til å analysere og verifisere innhold i serviceavtaler og -rapporter for å generere mer nøyaktige sammendrag og identifisere avvik. Dette ble grunnlaget for Propely AI.  

Hvordan fungerer Propely AI?

Propely AI er et verktøy for å effektivisere informasjonsuthenting fra serviceavtaler og -rapporter. Teknologien er i stand til å prosessere dokumenter fra ulike leverandører, og plotte inn nøkkelinformasjon herfra i FDV-systemet. Ved å automatisere store deler av den tradisjonelle prosessen knyttet til disse dokumenttypene, er verktøyet i stand til å redusere tiden forvaltere bruker på slike oppgaver betydelig.

Dokumentet sendes som en ordinær e-post til en egen AI-innboks, via en bestemt e-postadresse. På denne måten lastes dokumentet direkte opp i Propely, og gjøres klart for behandling. Deretter brukes AI til å lese og hente ut viktig informasjon fra dokumentet. Dette inkluderer blant annet et kort sammendrag av dokumentets innhold, hvilken eiendom det omhandler og hvilke avvik som ble registrert av leverandøren.

Denne informasjonen blir så brukt til å generere forslag til data som kan legges inn i Propely. Disse forslagene kan enten aksepteres eller overstyres av brukeren. På denne måten effektiviseres prosessen kraftig, samtidig som forvalter har et ekstra sikkerhetsledd for å sikre at riktig informasjon overføres fra dokumentet til Propely.

Når brukeren har gått gjennom de ulike forslagene fra AI-modellen, kan behandlingen av dokumentet fullføres. Informasjonen vil så integreres i Propely og trigge umiddelbare reaksjoner fra resten av systemet. For eksempel vil eventuelle avvik fra servicerapporter bli automatisk opprettet i oppgavelisten, med all relevant informasjon vedlagt.

Hvorfor bruke Propely AI?

Ved å benytte seg av vår nye AI-teknologi sparer våre brukere mye tid ved å kraftig redusere tiden de bruker på saumfaring av ulike servicerapporter i søken etter viktig informasjon. En annen fordel med teknologien er at den er relativt enkel å forholde seg til for leverandører, ettersom det eneste de trenger å gjøre er å sende servicerapportene til riktig e-postadresse. Produktet har blitt testet av flere kunder i beta-versjon de siste månedene og tilbakemeldingene har vært veldig gode.

Enormt potensial

Drivkraften bak utviklingen av Propely AI er våre kunders tilbakemeldinger og behov, og det kommer vi til å fortsette med i videreutviklingen av verktøyet. AI-teamet har allerede begynt å utforske neste steg og vi har blant annet sett på hvilke dokumenttyper som kan støttes av samme teknologi og om vi kan identifisere avvik som er sendt i et tekstformat via e-poster.

I tillegg har vi sett på muligheten til å effektivisere innhenting av informasjon til miljø- og bærekraftsertifiseringer for eiendomsselskaper og eiendommer. Ved å lese igjennom store mengder dokumenter i plattformen, kan AI’en trekke ut påkrevd data, lage sammendrag, komme med anbefalt vedlikehold på rutiner og estimere levetid på anlegg. All denne informasjonen kan brukes videre i investeringsplaner på eiendommer.

‍

“Propely AI har potensial til å endre måten en eiendomsforvalter jobber på. Det representerer en digital transformasjon som effektiviserer arbeidsprosessene til våre kunder." - Co-Founder og CEO Kristoffer Lundquist.

‍

Se videoen om hvordan Propely AI fungerer

Interessant for din bedrift?

Vi er stolte av vårt nye AI-verktøy og er konstant på utkikk etter nye områder hvor anvendelse av kunstig intelligens kan effektivisere drift og forvaltning av eiendom. Er du interessert i å lære mer om hvordan denne teknologien kan hjelpe din bedrift?
Book en demo

‍

Har du lyst til å lære mer om utviklingen av AI i forvaltningsbransjen - ta en titt på denne artikkelen:

Hvilken betydning har utviklingen av AI for eiendomsforvaltere