Hvordan EiNord sparte et årsverk med Eiendomsappen
Bakgrunn
EiNord holder til i vakre Svolvær i Lofoten. Selskapet ble stiftet i 2017, da mannen bak Bil i Nord, Thor Drechsler, ønsket å skille eiendomsvirksomhet fra bil.
Fra 2017 til dags dato har EiNord sett en sterk vekst, og forvalter i dag 60.000 kvadratmeter næringslokaler fordelt på 26 eiendommer. Porteføljen inkluderer blant annet handelseiendom, verkstedlokaler, lagerlokaler, kontorer og treningssenter.
EiNord- teamet består av fire dedikerte ansatte, alle basert i Svolvær. EiNords eiendommer har i midlertid stor geografisk spredning, fra Mosjøen i sør til Tromsø i nord.
Utfordring
Med mer enn 750 kilometer mellom nordligste og sørligste eiendom, og kun 4 ansatte, sier det seg selv at effektive driftsprosesser er svært viktig for EiNord. I tillegg har det vært et nøkkelmål for bedriften å være tilgjengelig, behjelpelig og proaktiv i kontakten med sine leietakere.
Få ansatte, store geografiske avstander og en signifikant eiendomsportefølje førte til at EiNord fant seg selv ved et veiskille. Enten måtte de ansatte flere, eller så måtte de se etter måter å effektivisere daværende prosesser og verktøy. Uansett valg sto målet om å ha de mest fornøyde leietakere i sentrum.
EiNord er en bedrift som har stort fokus på digitalisering og innovasjon, og begynte jakten på å finne verktøy som kunne hjelpe med de utfordringene de hadde. Slik ble samarbeidet mellom Eiendomsappen og EiNord født.
Løsning
I starten av 2019 tok EiNord i bruk Eiendomsappen for et knippe eiendommer i porteføljen for hovedsaklig fire bruksområder:
- Tilby en enkel måte for sine leietakere å kommunisere avvik og andre henvendelser
- Delegere avvik til leverandører, og holde oversikt over alle delegerte arbeidsordre
- Ha nødvendig bygginformasjon lett tilgjengelig på mobil
- Ha oversikt over alle rutinemessige vedlikeholdsoppgaver
Onboarding- prosessen tok et par timer, og besto av at EiNord med hjelp av Eiendomsappen importerte FDV- dokumentasjon for EiNords eiendommer, opprettet vedlikeholdsrutiner, og registrerte leietakere og leverandører i løsningen.
Da dette var gjort, kunne leietakere enkelt rapportere avvik via Eiendomsappen på sin mobiltelefon. Dette gir driftsleder en automatisk varsling, og han kunne deretter delegere dette videre til riktig leverandør. Leietaker blir automatisk varslet om at avviket vil bli fikset, og leverandør mottok en arbeidsordre for avviket inkludert all relevant informasjon.
Tidligere hadde EiNord opplevd at avvik ble innmeldt via e- post, telefon, SMS, og sosiale media. Videre ble arbeidsordre delegert via ulike kommunikasjonskanaler. Dette førte til en uoversiktlig situasjon, og det var vanskelig å holde seg oppdatert på status for avvik for både driftsansvarlig, leietakere og leverandører. Eiendomsappen samlet all denne kommunikasjonen i en løsning.
I tillegg har Eiendomsappen gitt EiNord et verktøy for å følge opp på og dokumentere vedlikehold, IK og andre rutineoppgaver som skal utføres.
Resultat
I 2020 har EiNord rullet ut Eiendomsappen for alle sine eiendommer, og har rapportert svært positive resultater.
Tommy Wårheim Seim, leder i EiNord, sier at "å ta i bruk Eiendomsappen har ført til store kostnadsbesparelser for EiNord. Eiendomsappen gjør mye av tidskrevende administrative oppgaver for oss, og vi har derfor kunnet vokst vår portefølje uten å måtte ansatte ytterligere ressurser".
Videre rapporterer EiNord at etter de tok i bruk Eiendomsappen, har de oppnådd 30% raskere avviksbehandling. Dette har ikke gått ubemerket hen hos EiNords leietakere. Robert Helgesen, daglig leder i Sportshuset Bodø, sier at "etter at vi tok i bruk Eiendomsappen blir problemer løst mye raskere enn før".
EiNords satsning på digitalisering fortsetter, og EiNord har nylig tatt i bruk Eiendomsappens Unloc- integrasjon. Dette lar EiNord administrere digitale nøkler for både beboere og leietakere gjennom Eiendomsappen. Tommy Wårheim Seim oppsummerer samarbeidet på følgende måte: "eiendom er en konservativ bransje, som er moden for fornyelse og innovasjon. Eiendomsappen har bevist at nytenkende løsninger kan være både kostnadsbesparende og gjøre livet enklere for forvaltere. Vi gleder oss til å være med videre!"