Hvem trenger et FDV-system?
Hva er et FDV- system, og hvem trenger det?
Et FDV- system, eller et forvaltning-, drift- og vedlikeholdsystem, er et viktig verktøy for mange eiendomsforvaltere. Målet med et slikt system er å samle all bygginformasjon på ett sted, samt hjelpe forvalteren med å effektivisere den daglige driften og vedlikeholdet av sine eiendommer.
Men hvem trenger egentlig et FDV- system? Mange vil si seg enig i at et slikt system er essensielt for større eiendomsselskap, men hva med mindre forvaltere som drifter få eiendommer?
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hva fordelene med et FDV- system er gjennom ulike faser av et byggs livssyklus, og om hvorvidt fordelene gjelder for forvaltere av alle størrelser.
FDV- system i driftsfasen
Størsteparten av et byggs livssyklus tilbringes i driftsfasen, og det å drifte og vedlikeholde et bygg over mange år krever store ressurser, både i form av kroner og øre og arbeidskraft. Et velfungerende FDV- system skal hjelpe eiendomsselskapene med å optimalisere sine ressurser ved å redusere kostnader og effektivisere forvalternes hverdag.
Men er alt dette nødvendig for mindre forvaltere som har god puls på bygget sitt, og som ikke har så mange bygg å forholde seg til?
I driftsfasen kan man forvente seg følgende hovedfordeler ved bruk av et FDV- system:
1. All dokumentasjon på ett sted
Det er store mengder dokumentasjon som tilhører et bygg. Alt fra plantegninger og bruksanvisninger til serviceavtaler og leiekontrakter kan oppbevares i samme FDV- system. Slik unngår man at viktig dokumentasjon befinner seg i en nedstøvet perm, i e-post-innboksen til en ansatt som har sluttet, eller i en krøllete notatbok.
Dersom en forvalter opererer mange bygg, sier det seg selv at det fort blir vanskelig å holde styr på all dokumentasjon uten et system. Det er derimot viktig å presisere at det er viktig å få kontroll på all dokumentasjon, også for forvaltere med få bygg. Hva skjer for eksempel dersom vaktmesteren, med årevis med informasjon i hodet, slutter etter flere år? Eller i tilfeller der brannvern må dokumenteres overfor brannvesen eller myndigheter, hvordan samler man all relevant informasjon på en enkel og oversiktlig måte?
2. Effektivisering av vedlikeholdsarbeid
I tillegg til dokumentasjon tilbyr de fleste FDV-systemer arbeidsverktøy som avvikshåndtering og -delegering, planlegging av vedlikehold og utførelse av rutineoppgaver. Denne typen verktøy kan forvaltere bruke for å strukturere og effektivisere sin hverdag, og sørge for at arbeid som er utført blir tilstrekkelig dokumentert.
Over tid så vil man kunne bruke statistikk og data for å identifisere rom for effektivisering i den daglige driften, og ta tak i problem før de oppstår.
For større organisasjoner med mange ansatte vil verdien i slike verktøy være stor, men kanskje enda større er potensiale for mindre aktører med få ressurser, som trenger å få mest mulig ut av de få ressursene man disponerer.
3. Ta informerte avgjørelser
Ved korrekt bruk av et FDV-system vil forvaltere ha en god oversikt over all aktivitet, historikk og planlagt vedlikehold på sine bygg. Denne dataen vil samlet gi et godt og informert grunnlag for beslutninger, og man unngår potensielt svært kostbar gjetning.
Igjen så er dette en fordel som ikke diskriminerer på bakgrunn av størrelsen på en forvalters portefølje. Alle bør streve etter å ta avgjørelser basert på tilstrekkelig datagrunnlag.
FDV-system ved transaksjoner
Selv om driftsfasen utgjør den største delen av et byggs livssyklus, er et FDV- system også svært nyttig ved transaksjoner. I følge Plan- og bygningsetaten § 21-10 heter det at selger plikter at det skal "foreligge tilstrekkelig dokumentasjon over byggverkets, herunder byggeproduktenes, egenskaper som grunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold av bygget".
Les om Plan- og bygningsetaten her
Det er altså lovpålagt for selgende part i en transaksjon å overlevere FDV- dokumentasjon til kjøper - for både store og små aktører. Selv om det ikke er umulig å organisere dette uten et FDV- system, vil det være en mye enklere og mindre frustrerende prosess dersom man allerede har alt dette på plass i et system.
Konklusjon
Konklusjonen er at de aller fleste eiendomsforvaltere vil ha nytte av et FDV- system, uavhengig av størrelsen på deres portefølje. Ikke bare vil et FDV- system gjøre det lettere å møte lovpålagte krav om dokumentasjon, men det vil være rom for å spare inn signifikante ressurser også på en mindre skala. I tillegg vil det å ha et velutbygd FDV- system være en stor fordel ved transaksjoner, både for selger og kjøper.
De aller fleste FDV- system har en prisstruktur basert på volum, altså at man betaler basert på antall kvadratmeter man forvalter, antall brukere man har, eller antall bygg. Dette fører til at for mindre aktører vil implementering av et FDV- system være rimelig i pris, og en svært god investering.