Hva er et FDV-system og hvorfor trenger man det?
FDV er selve bærebjelken i god eiendomsforvaltning. Forvaltning, drift og vedlikehold er avgjørende for at bygg og tekniske installasjoner skal fungere optimalt, være kostnadseffektive og trygge – både for eiere og brukere. Et FDV-system er verktøyet som holder alt dette i gang. Enten du drifter ett enkelt bygg eller forvalter en hel portefølje, gir et godt FDV-system deg kontroll, oversikt og trygghet.
Hva er et FDV-system?
FDV står for forvaltning, drift og vedlikehold, og omfatter alle aktiviteter som skal sikre at et bygg fungerer som det skal gjennom hele livsløpet – fra ferdigstillelse til riving. Det handler både om administrativ og økonomisk styring, som leiekontrakter, forsikringer og rapportering, og om den daglige oppfølgingen av tekniske anlegg, samt vedlikeholdstiltak som bevarer byggets verdi over tid. På engelsk brukes ofte begrepet Facility Management (FM) om det samme.
Et FDV-system er et digitalt verktøy som samler og strukturerer all dokumentasjon og alle prosesser knyttet til disse tre områdene. Det gir oversikt, reduserer risiko og gjør eiendomsdriften mer effektiv. Med et godt FDV-system kan du dokumentere alt arbeid som utføres, følge opp leiekontrakter og tekniske anlegg, organisere vedlikeholdsplaner og serviceavtaler, holde brannbok og lovpålagt dokumentasjon oppdatert – og håndtere avvik enkelt og effektivt.
Hvorfor trenger man et FDV-system?
Et FDV-system er et nødvendig verktøy for blant annet eiendomsselskaper og forvaltere, driftspersonell og tekniske ledere, borettslag, sameier, kommuner og offentlige bygg. Uten et strukturert system kan eiendomsdriften raskt bli uoversiktlig, tidskrevende og kostbar.
Å ha kontroll på FDV-dokumentasjonen er ikke bare god praksis – det er et krav i henhold til Byggteknisk forskrift (TEK17). Dokumentasjonen skal være tilgjengelig ved ferdigstillelse av bygget og gi grunnlag for sikker og forsvarlig drift og vedlikehold. TEK17 stiller også krav til brannsikkerhet gjennom oppdatert dokumentasjon i en brannbok.
Mangelfull FDV- og branndokumentasjon kan føre til alvorlige konsekvenser. Det øker risikoen for feil og svekker byggets sikkerhet, samtidig som det kan resultere i kostbare avvik og juridiske sanksjoner ved tilsyn. Mangel på dokumentasjon kan også redusere eiendommens verdi og skape utfordringer ved verdi- eller tilstandsvurderinger. Et digitalt FDV-system gjør det enklere å etterleve regelverket og sikrer samtidig eiendommens verdi over tid.
Byggteknisk forskrift (TEK17) § 4-1, lovdata.no
Et moderne FDV-system gjør det enklere å forlenge levetiden på bygget og dets tekniske anlegg, samtidig som det reduserer risikoen for feil og mangler. All nødvendig dokumentasjon er samlet og lett tilgjengelig, og du sparer betydelig tid på administrative og manuelle oppgaver. I tillegg legger systemet til rette for bedre samarbeid og mer effektiv kommunikasjon mellom alle involverte aktører.
Hva inneholder et moderne FDV-system?
Et moderne FDV-system bør ha følgende funksjoner:
- FDV-dokumentasjon: Dokumentasjon som samsvarer med norske standarder (NS3451 og NS3456)
- Vedlikeholds- og investeringsplaner: Vedlikeholdsplanlegging, budsjettering og rapportering
- Rutiner og sjekklister: Oppsett av arbeidsoppgaver
- Avvikshåndtering: Registrering og oppfølging av feil og avvik
- Brannbok: Full oversikt over sikkerhet og tilsyn
- Serviceavtaler og servicerapporter: Kontroll på avtaler, historikk og responstid
- Innsikt og analyse: Statistikk og rapporter i sanntid for bedre beslutninger
- Samhandling med leverandører: Tildel oppgaver, ansvar og tilganger
Eiendomsdriften vil ikke bare bli enklere og mer effektiv, men all dokumentasjon samles sikkert i skyen, noe som gir full oversikt, historikk og sporbarhet. Det blir lettere å samarbeide med leietakere, leverandører og driftsansvarlige, samtidig som risikoen for feil reduseres. Med god FDV-dokumentasjon kan du forlenge byggets levetid, redusere driftskostnader og unngå unødvendige hendelser. Du får bedre tilsynsberedskap, lavere klimafotavtrykk og et tryggere, mer bærekraftig bygg – i tillegg til å møte lovpålagte krav uten unødige bekymringer.
Velg systemer som er best på sitt fagområde
Når du vurderer FDV-system, bør du også tenke helhetlig på hvordan systemene i organisasjonen samspiller. Ved å velge de beste løsningene innen hvert fagområde – som FDV, økonomisk forvaltning og miljørapportering – får du spesialiserte verktøy som løser sine oppgaver best mulig. For at dette skal fungere effektivt, er det viktig at systemene kan utveksle data sømløst gjennom åpne API-er og integrasjoner.
Propely – et smartere FDV-system for moderne eiendomsdrift
Propely er et moderne, brukervennlig FDV-system som gir deg full kontroll over forvaltning, drift og vedlikehold – uansett om du forvalter én bygning eller hundrevis. Plattformen er utviklet for å forenkle hverdagen i eiendomsbransjen og effektivisere alt fra manuelle rutiner til avviksoppfølging og dokumentasjon.
Med Propely får du en helhetlig løsning som samler og kobler all informasjon på ett sted. Systemet automatiserer en rekke prosesser ved hjelp av kunstig intelligens – blant annet behandling av servicerapporter og avvik – noe som sparer tid, reduserer kostnader og gir bedre oversikt.
Løsningen er enkel å ta i bruk og krever minimalt med opplæring. Enten du er forvalter, vaktmester, styreleder eller teknisk ansvarlig, vil du oppleve at Propely er intuitivt og tilpasset dine behov. Gjennom hjelpesenteret vårt finner du all nødvendig støtte for å komme raskt i gang.
Med åpne API-er og smarte integrasjoner passer Propely sømløst inn i ditt eksisterende systemlandskap – slik at du slipper unødvendige overganger eller dobbelarbeid.
Nøkkelfunksjoner i Propely inkluderer:
- AI-drevet innboks som tolker og fordeler servicerapporter automatisk
- Brannbok for enkel dokumentasjon og tilsyn
- Sanntidsdashboards og rapporter med nøkkeltall og innsikt
- Mobilvennlig løsning – tilgjengelig både på kontoret og i felt
- Automatisk oppfølging av avvik og serviceoppdrag
- Full kontroll på rutiner, dokumentasjon og rapportering
- Sømløs samhandling med leverandører, leietakere og andre involverte
- Forenklet etterlevelse av myndighetskrav og FDV-standarder
Ta kontroll over eiendomsdriften med Propely
Et FDV-system er ikke bare smart – det er helt nødvendig for å møte dagens krav til effektiv, trygg og lønnsom eiendomsdrift. Med Propely får du full kontroll og færre bekymringer.