Glitner Eiendoms tips til en rask og effektiv onboardingsprosess
Da Glitner Eiendom tok i bruk Propely, møtte de onboardingsprosessen med stor nysgjerrighet. Driftsleder Jonas Hellerud forteller at de raskt begynte å utforske og trykke seg rundt i systemet. Denne proaktive holdningen bidro til at de fort ble komfortable med Propely og dermed kunne utnytte plattformens potensial fullt ut fra dag én.
Tips til en effektiv oppstart
Vi spurte driftslederen om hans beste tips til å komme raskt og effektivt i gang med Propely:
- Vær nysgjerrig:Hør med nettverket ditt om hvordan de bruker Propely. Når du har fått tilgang til systemet anbefaler jeg at du trykker deg rundt med en gang.
- Møt forberedt til opplæringen:Ta imot all opplæring som tilbys og bli godt kjent med systemet slik at du får vite beste praksis. Dette vil hjelpe deg til å legge inn dokumentasjon riktig fra første dag.
“Dette får man igjen for! Vær frempå slik at alt er koblet til de riktige stedene”, sier Jonas.
- Vær detaljorientert: Søk hjelp hvis du er usikker. Se igjennom opplæringsvideoer og –artikler, og få satt opp strukturen riktig fra starten av. Dette sparer deg for tid og unødvendige komplikasjoner.
“Propely er et veldig intuitivt system, men også avansert nok til å gjøre ting unødvendig tungvint. Søk bistand til alle detaljer, slik at man legger ned nok energi på å få lagt riktig struktur i dokumentasjonen med en gang”.
Hvordan Glitner Eiendom bruker Propely
Glitner Eiendom, en del av United Bakeries-konsernet, er ansvarlig for konsernets eiendomsrelaterte virksomhet og investeringer. I porteføljen på 21 bygg og totalt 55 000 m2 har de store produksjonseiendommer, lager/logistikkfasiliteter, samt bygårder og næringsseksjoner i flere byer.
Glitner Eiendom bruker aktivt de fleste modulene i Propely, med hovedfokus på FDV for å samle og organisere dokumentasjonen sin på en lett og oversiktlig måte. Dokumentasjonen deles med leverandører for å sikre at alle parter har tilgang til oppdatert og relevant informasjon. Dette forbedrer både samarbeid og kommunikasjon mellom partene.
Når det kommer til avvikshåndtering, kan Glitner Eiendom rapportere og følge opp avvik som er med på å sikre at nødvendige tiltak blir iverksatt. Hele prosessen dokumenteres i plattformen og kan deles med relevante partner, som for eksempel til brannvesen ved tilsyn eller til styremøter. Driftslederen forteller at de også driver et bakeri i Oslo og bruker Propely-appen når de går sine vernerunder.
"Oslobakeriet er en av våre leietakere, men også en del av konsernet. Vi så raskt at det var mulig å tilgjengeliggjøre Propely for våre leietakere hvis man ønsker det”, forteller han.
De har også tatt i bruk AI-innboksen som forenkler og automatiserer håndtering av servicerapporter og –avtaler. Ved å sende dokumentasjonen direkte til Propely vil teknologien finne riktig leverandør, utførende, dato og lister avvik/tiltak, med mer, som er identifisert i rapporten. Denne løsningen har hjulpet Glitner Eiendom med å digitalisere og automatisk kategorisere store mengder dokumentasjon raskt og effektivt, noe som sparer tid og reduserer risikoen for menneskelige feil.
Kontinuerlig forbedring av egen bruk
Med sin proaktive holdning til ny teknologi jobber Glitner Eiendom kontinuerlig med å forbedre egen bruk av plattformen.
"Vi ønsker å få flere av våre leverandører til å bruke Propely direkte for avvikshåndtering," sier driftslederen.
De holder også på med å registrere alle tekniske installasjoner med riktig informasjon slik at de kan opprette automatiserte oppgaver knyttet til serviceavtaler. I tillegg har Glitner Eiendom bestilt Unloc sine porttelefoner til flere bygårder, hvor brukertilgang kan tildeles direkte fra Propely.
Vi spurte Jonas hva som burde gjøres i Propely for å forbedre deres arbeidsflyt. Ønsket var å fortsette og utvikle AI-innboksen til å bli enda bedre.
“Vi håper AI-innboksen forsetter å utvikles så den blir enda mer presis og tar flere valg for oss. Det vil forenkle arbeidet fra innsending av dokumentasjon til at den blir lagret på riktig sted med riktige koblinger. Dette vil spare tid og i enda større grad redusere manuelle oppgaver”, avslutter Jonas.
Driftslederen nevner at Propely har blitt en integrert del av deres daglige drift og har forenklet mange prosesser. Gjennom effektivisering av dokumentasjonsinnsamling, strukturert avviksbehandling og sømløs deling av informasjon, har Glitner Eiendom fått verktøyene de trenger for å forbedre både produktivitet og kvalitet i sin drift. Deres positive erfaring med onboarding og kontinuerlige forbedringer viser at riktig bruk av Propely kan gi betydelige fordeler for eiendomsforvaltning.