Udført over 7.200 opgaver alene i Propely

Tøyenhagen Boligforening - balancen mellem det gamle og det moderne

Tøyenhagen boligforening, også kendt som Gråbeingårdene, ligger på Tøyen i Oslo. Lejlighederne fra 1890 er solidt opført med smukke murstensfacader med godt lys og luft indad i kvartalet. Tøyenhagen boligforening blev etableret i 1986 og har pr. 2024 122 lejligheder og ca. 250 beboere fordelt på syv bygninger.

Simen Aanerud overtog som driftschef for lidt over to år siden, og med ham begyndte en rejse mod en smart og moderne boligforening. Målet var at få kontrol over opgaver og afvigelser, indsamle data om forbrug og arbejde proaktivt med vedligeholdelse. I søgen efter et nyt operativsystem var brugervenlighed fokus for driftsteamet.

„Vi faldt for Propely, fordi de har en bedre brugergrænseflade og en bedre forståelse af hverdagsbrug,“ siger Simen.

Driftsteamet ønskede realtidsdata om bygningernes tilstand og har tilsluttet flere sensorudbydere for at gøre disse data tilgængelige. Dette inkluderer overvågning af indeklima, vandforbrug, temperaturer i vandvarmere, lækager og andre relevante parametre, der gør det muligt at handle hurtigt i tilfælde af afvigelser.

Legesyg og let

For driftslederen var det vigtigt, at det system, de skulle bruge, var brugerorienteret og let at bruge.

„Jeg kan godt lide, at det er let og legende. Propely er et forståeligt system, der også kan bruges af dem, der ikke er så teknisk kyndige. Det skal også være sjovt at bruge softwaren. Når det kommer til at gennemføre afvigelser eller skabe opgaver, er det positivt, at det er intuitivt sjovt at gøre det“, kommenterer driftslederen.

„Konstant på farten“

I en travl hverdag er det vigtigt for driftsteamet at have en mobil løsning, der kan bruges uden for ejendommene. Med mere end to års brug af Propely-appen har der været høj aktivitet i oprettelsen af opgaver. Der er etableret rutiner, der automatisk genererer opgaver dagligt ud over de faste runder, hvor afvigelser registreres og registreres direkte i appen.

‍

„Med Propely er der ingen høj tærskel for registrering af nye anomalier, og det er vigtigt for brugeroplevelsen. Nu får vi en oversigt over alt, hvad der sker, og kan give gode rapporter til bestyrelsen,“ siger Simen.

‍

‍

Vidste du, at 70% af Propelys brug er på en mobilapp, og at de mest aktive brugere åbner appen mellem 15-20 gange om dagen.

‍

Propelys mest aktive bruger

Propely har i øjeblikket over 180 kunder og mere end 6000 ejendomme i sin platform. Selvom Simen har et af de mindste operationelle teams i Oslo, er han Propelys mest aktive bruger. På lidt over to år har han gennemført mere end 7200 opgaver alene.

CEO og medstifter Kristoffer Lundquist nævner, at de har en tæt dialog med Tøyenhagen Bolag og sætter pris på den høje aktivitet og engagement i platformen.

“ Simen er ambassadør for drifts- og ledelsesledere, der tør investere i noget nyt og moderne. For dem er brugeroplevelsen vigtig for at kunne bruge den mobile løsning, når de er ude på arbejde,“ siger Lundquist.

Effektiv og struktureret drift

Ved at bruge Propelys teknologi finder Tøyenhagen boligforening, at virksomheden er mere målrettet og struktureret. De har opstillet omkring 60 faste rutiner, der aktiveres i løbet af året, og som yderligere genererer opgaver med givne deadlines.

„Med Propely har vi sænket tærsklen for, hvad der er en aberration, fra revner i facaden til defekte pærer. Det giver et meget klarere billede af min tidsforbrug og dokumentation for, at arbejdet bliver udført,“ fortsætter Simen.

Et konkret eksempel på nytteværdien af Propely var, da boligholdet fik en bøde fra Bymiljøstyrelsen for at have haft rasfare-flag op for længe. Ved at generere en PDF i Propely med dato og fotobevis kunne de vise, hvornår flagene blev sat op og taget ned igen. Dette resulterede i, at de undgik et gebyr på NOK 5.000.

„Det er en forsikring for mig at kunne pege på alle de kontroller og foranstaltninger, vi tager for at sikre liv og ejendom. Og at det er nemt og hurtigt at gøre det, mens jeg er på farten.“

Generering af rapporter til bestyrelsen

Driftsteamet bruger Propely aktivt før bestyrelsesmøderne for at give status på bygningerne. De genererer en PDF med en oversigt over antallet af afvigelser, der er lukkede, og som stadig er åbne. Denne funktion er meget nyttig og bruges ved hjælp af opsætning af filtre. Driftsteamet genererer også lister over afvigelser, der sendes via post til underleverandører for at give dem et overblik over, hvad der skal gøres, en beskrivelse af uoverensstemmelsen og information om afvigelsens placering. Dette sparer tid og kræfter for begge parter, da underleverandørerne får alle de nødvendige oplysninger samlet ét sted.

„Propely har givet os et overblik, som vi ikke havde før. Vi har fjernet mangelfulde tjeklister på papiret, og nu er alt, hvad vi har brug for til driften, samlet på ét sikkert sted, vi stoler på,“ afslutter driftslederen.

‍

Med hjælp fra Propely har driftsteamet på Tøyenhagen boligforening reduceret omkostningerne, øget sikkerheden og forbedret overblikket over alle vedligeholdelsesopgaver. De har opnået en mere struktureret og målrettet operation, samtidig med at de har formået at dokumentere det arbejde, der er givet direkte til bestyrelsen.

‍