Proaktiv ejendomsadministration hos Andresen Eiendomsdrift
Andresen Eiendomsdrift AS forvalter både bolig- og erhvervsejendomme med fokus på operationel ledelse. De tilbyder alt fra teknisk drift og facilitetsstyring til leje og økonomisk-kommerciel styring. De forvalter otte ejendomme i området omkring Ski i Norge, med over 40 igangværende lejemål, og dækker lederens funktion i grænsefladen mellem brugere og ejere af bygninger.
Brugen af tjeklister og rutiner sikrer kontrol over dokumentationen
For at imødekomme stigende krav til dokumentation fra offentlige og andre myndigheder er et klart FM-system (facility management) en god hjælp til at få fuld kontrol over de nødvendige dokumenter. For ejendomsforvalter Thomas Haug er struktur og orden afgørende for at sikre optimal drift og for at være godt forberedt inden inspektioner. Brugen af tjeklister og rutiner i Propely har været afgørende for at sikre, at de har al den nødvendige dokumentation til rådighed.
“ Krav til dokumentation bliver mere og mere vigtige. Propelys FM-system er et perfekt værktøj i hverdagen for os,“ siger Thomas Haug.
Tidligere blev problemer og vedligeholdelsesbehov kun behandlet, når de opstod, hvilket førte til forsinkelser, højere omkostninger og ineffektive operationer. Ved at indføre systematisk overvågning af opgaver og vedligeholdelse kan Thomas Haug forhindre problemer, før de opstår.
Gennem brugen af Propely har Andresen Eiendomsdrift opnået en mere proaktiv tilgang til forvaltningen af sine ejendomme, hvilket har forbedret kontrollen og givet tillid til, at alt er korrekt dokumenteret og nemt kan tages ud i rapporter.
Effektivitet og nøjagtighed i ejendomsdrift
Implementeringen af tjeklister og rutiner har ikke kun øget effektiviteten, men også nøjagtigheden af Andresen Eiendomsdrifts arbejdsdag. Med muligheden for at logge interne kontroller direkte i Propely bliver opfølgningen af afvigelser lettere og mere præcis. Dette frigør værdifuld tid og ressourcer, der kan bruges til at forbedre kerneforretningen.
„Effektiviteten af vores arbejdsdag er virkelig steget efter implementeringen af Propely. Interne kontroller udført hver 14. dag logges direkte ind i løsningen, og eventuelle uoverensstemmelser indsendes direkte med fotos og kommentarer. Dette kan så følges op på en rolig og god måde, når vi vender tilbage til kontoret,“ forklarer Thomas Haug.
Andresen Eiendomsdrift fortæller, at de selv har opstillet gode tjeklister, der bliver skåret ned, når de udfører de forskellige kontroller.
Arbejdsgang og omkostningseffektivitet
Ved at samle alle rutiner, dokumentation og kommunikation på én platform har Andresen Eiendomsdrift skabt en mere strømlinet drift. Ved at eliminere tidskrævende manuelle opgaver og erstatte dem med automatiserede løsninger har de frigjort ressourcer, der kan omfordeles til andre områder.
„Arbejdsgangen er helt anderledes efter implementeringen af Propely. Alt er samlet på én platform, og det har virkelig gjort en forskel,“ siger Haug.
En anden fordel ved den forbedrede arbejdsgang er øget nøjagtighed. Ved at logge interne kontroller og følge op på afvigelser direkte i Propely kan Thomas Haug sikre, at alle opgaver udføres korrekt og til tiden. Dette giver ekstra ro i sindet for både forvaltere og lejere, som kan stole på, at bygningerne er i god stand, og at eventuelle problemer håndteres hurtigt og effektivt.
Det reducerede behov for manuelle processer har også ført til omkostningsbesparelser. Mindre tid brugt på administrative opgaver betyder, at virksomheden kan reducere driftsomkostningerne, samtidig med at produktiviteten øges.
Brandvæsenet var imponeret - al dokumentation klar på et minut
I maj havde Andresen Eiendomsdrift brandtilsyn med brandvæsenet. Thomas Haug fortæller, hvordan de på et minut trak rapporter og dokumentation ud i Propely, hvilket gjorde brandinspektion til en smertefri oplevelse.
Under brandinspektionen anmodede brandvæsenet om al dokumentation inden for brandbeskyttelse: tjeklister, kontrolprocedurer, aftaler, årlige inspektioner, aftale med lejere om brandbeskyttelse samt kopier af de sidste årlige inspektioner for slukningsudstyr, brandkontrol og mere.
„Jeg lavede et hæfte med al den dokumentation, jeg havde samlet i FM-systemet, udskrev det på mindre end et minut og overleverede det til brandvæsenet under kontrol. De var imponerede over den kontrol, vi havde, og at den blev dokumenteret så detaljeret,“ konkluderer Thomas.
For ejendomsforvalterne i Andresen Eiendomsdrift er Propely blevet et vigtigt redskab i deres hverdag. Ved at samle alle rutiner, tjeklister, dokumentation og kommunikation på én platform har de forbedret både effektivitet og kontrol, samtidig med at de har sikret nem adgang til al nødvendig information. Dette har ført til en mere strømlinet drift og reducerede driftsomkostninger.