Glitner Eiendoms tips til en hurtig og effektiv onboarding-proces

Da Glitner Eiendom begyndte at bruge Propely, mødte de opstartsprocessen med stor nysgerrighed. Driftschef Jonas Hellerud fortæller, at de hurtigt begyndte at udforske og skubbe rundt i systemet. Denne proaktive holdning hjalp dem hurtigt med at blive fortrolige med Propely og dermed være i stand til fuldt ud at udnytte platformens potentiale fra første dag.

‍

Tips til en effektiv opstart

Vi spurgte driftschefen om hans bedste tip til at komme hurtigt og effektivt i gang med Propely:

• Vær nysgerrig:Hør med dit netværk om, hvordan de bruger Propely. Når du har fået adgang til systemet, anbefaler jeg, at du trykker dig rundt med det samme.

• Mød forberedt til træningen:Accepter al den tilbudte træning, og lær systemet godt at kende, så du kender bedste praksis. Dette hjælper dig med at indtaste dokumentation korrekt fra den første dag.

„Du skal betale for det her! Vær fremad, så alt er forbundet til de rigtige steder,“ siger Jonas.

• Vær detaljeorienteret: Søg hjælp, hvis du er usikker. Gennemgå vejledningsvideoer og artikler, og få din struktur opsat lige fra starten. Dette sparer dig tid og unødvendige komplikationer.

„Propely er et meget intuitivt system, men også avanceret nok til at gøre tingene unødigt besværlige. Søg hjælp med alle detaljerne, så der bruges nok energi på at få den rigtige struktur i dokumentationen med det samme“.

Sådan bruger Glitner Eiendom Propely

Glitner Eiendom, der er en del af United Bakeries Group, er ansvarlig for koncernens ejendomsrelaterede forretning og investeringer. I porteføljen på 21 bygninger og i alt 55.000 m2 har de store produktionsejendomme, lager/logistikfaciliteter samt lejlighedsbygninger og kommercielle sektioner i flere byer.

Glitner Eiendom bruger aktivt de fleste af modulerne i Propely, med hovedfokus på drift og vedligeholdelse til at indsamle og organisere sin dokumentation på en nem og overskuelig måde. Dokumentation deles med leverandører for at sikre, at alle parter har adgang til ajourførte og relevante oplysninger. Dette forbedrer både samarbejde og kommunikation mellem parterne.

Glitner Eiendom kan rapportere og følge op på afvigelser, der er med til at sikre, at der træffes passende foranstaltninger. Hele processen er dokumenteret i platformen og kan deles med relevante partnere, såsom til brandvæsener ved tilsyn eller til bestyrelsesmøder. Driftschefen fortæller, at de også driver et bageri i Oslo og bruger Propely-appen, når de tager på deres bevaringsture.

“ Oslobakeriet er en af vores lejere, men også en del af koncernen. Vi så hurtigt, at det var muligt at stille Propely til rådighed for vores lejere, hvis de ønskede det,“ siger han.

De har også vedtaget AI-indbakken, som forenkler og automatiserer håndteringen af servicerapporter og aftaler. Ved at sende dokumentationen direkte til Propely finder teknologien den rigtige leverandør, eksekutor, dato og lister afvigelser/foranstaltninger med mere, der identificeres i rapporten. Denne løsning har hjulpet Glitner Eiendom med at digitalisere og automatisk kategorisere store mængder dokumentation hurtigt og effektivt, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for menneskelige fejl.

Kontinuerlig forbedring af eget brug

Med sin proaktive holdning til nye teknologier arbejder Glitner Eiendom konstant på at forbedre sin egen brug af platformen.

„Vi ønsker at få flere af vores leverandører til at bruge Propely direkte til afvigelsesstyring,“ siger driftschefen.

De registrerer også alle tekniske installationer med de rigtige oplysninger, så de kan oprette automatiserede opgaver relateret til serviceaftaler. Derudover har Glitner Eiendom bestilt Unlocs gateway-telefoner til flere lejlighedsbygninger, hvor brugeradgang kan tildeles direkte fra Propely.

Vi spurgte Jonas, hvad der skulle gøres i Propely for at forbedre deres arbejdsgang. Ønsket var at fortsætte og udvikle AI-indbakken til at blive endnu bedre.

„Vi håber, at AI-indbakken fortsætter med at udvikle sig, så den bliver endnu mere præcis og træffer flere valg for os. Det vil forenkle arbejdet fra indsendelse af dokumentation til det bliver gemt på det rigtige sted med de rigtige links. Det vil spare tid og i endnu højere grad reducere manuelle opgaver“, slutter Jonas.

‍

Driftschefen nævner, at Propely er blevet en integreret del af deres daglige drift og har forenklet mange processer. Gennem strømlinet dokumentationsindsamling, struktureret afvigelsesbehandling og problemfri udveksling af information har Glitner Eiendom fået de værktøjer, den har brug for til at forbedre både produktivitet og kvalitet i sin drift. Deres positive erfaring med onboarding og løbende forbedringer viser, at korrekt brug af Propely kan give betydelige fordele for ejendomsadministrationen.